Unit alat berat, kendaraan, dan mesin-mesin stasioner yang ada di kebun adalah sarana penunjang operasional kebun. Sebagai barang modal unit-unit tersebut perlu dirawat dan diperbaiki secara terencana. Setiap komponen alat mempunyai umur pakai yang berbeda tergantung pada kondisi operasi, cara pengoperasian dan cara perawatan. Perbaikan yang tidak terencana akan menimbulkan biaya yang mahal dan kerugian akibat terganggunya operasional kebun yang tidak bias diantisipasi sebelumnya.
 |
| Perencanaan Perbaikan dan Perawatan Unit di Kebun |
Perencanaan perawatan unit memerlukan koordinasi antara bagian Workshop,Logistik, dan Lapangan (Tanaman) dalam setiap pelaksanaan perawatan unit. Bagian logistic memerlukan waktu untuk melakukan pembelian dan pengiriman barang. Berdasarkan pengalaman sejak awal tahun ini bahwa :
1. Unit sering rusak dan standby dalam wakyu yang relative lama yang diakibatkan oleh kurangnya koordinasi antara workshop dengan bagian Logistik serta tidak ada control yang baik secara administrative untuk mengetahui historis/sejarah perawatan unit, keperluan bahan pembantu, keperluan sparepart, dan lain-lain secara efektif.
2. Kunci-kunci dan peralatan sering tidak tersedia di bengkel, tetapi dipinjam bagian lain,disimpan dirumah dan sebagainya.
3. Pengambilan sparepart dari unit lain atau yang dikenal dengan istilah “kanibal”
Untuk mengantisipasi hal tersebut diatas, perencanaan perawatan harus dibuat untuk meminimalkan terjadinya pekerjaan perbaikan unit yang tidak terencana, meningkatkan koordinasi dengan bagian logistic dan operasional. Disamping itu, perencanaan perbaikan dan pemeliharaan berfungsi untuk :
a. Mengatur strategi pemeliharaan
b. Mengetahui perkiraan biaya
c. Pengontrolan Biaya
d. Pengadaan Sparepart
e. Pengadaan kunci-kunci dan peralatan
f. Pengadaan barang-barang pembantu
g. Menghitung keperluan tenaga Mekanik
Untuk membuat perencanaan yang dapat memperkecil pekerjaan perbaikan unit yang tidak terencana diperlukan data :
a. Kondisi Unit
b. Sejarah/historis perbaikan
c. Jam Operasi Unit
d. Kebijakan Pemeliharaan (Umur Pakai Komponen)
- Untuk alat berat, mesin-mesin stationer, dan kendaraan-kendaraan ringan (jeep) . Inspeksi Harian dilakukan oleh operator dibawah pengawasan mekanik, mekanikharus memeriksa dan memastikan bahwa inspeksi harian yang dibebankan kepada operator atau supir tersebut selalu dilaksanakan dengan memeriksa laporan dan/atau melakukan inspeksi teknis.
- Sedangkan untuk kendaraan operasional lain seperti Light Truck, DumpTruck harus diperiksa oleh mekanik untuk mengetahui layak operasi atau tidaknya kendaraan tersebut.
- Item yang diperiksa setiap hari sebelum beroperasi sesuai dengan buku petunjuk perawatan untuk setiap tipe unit/kendaraan/mesin-mesin.
- Format Pemeriksaan harian sesuai form. Apabila unit tersebut tidak layak operasi, harus segera dilaporkan kepada Chief Mekanik/Asisten Teknik untuk segera diperbaiki.
- Untuk alat berat dan mesin-mesin stasioner , mekanik harus melakukan inspeksi teknis dalam waktu periode tertentu dengan menggunakan Form.
- Operator /supir/mekanik yang melakukan pemeriksaan harus menyimpan lembaran pemeriksaan harian. Di kantor Workshop/bengkel untuk setiap unit setiap bulan.
Perawatan Berkala (Periodical Service)
- Perawatan berkala dilakukan sesuai dengan pembacaan HM/Km unit sebagaimana buku petunjuk perawatan unit.
- Agar perawatan berkala berjalan dengan semestinya Asisten Teknik/Chief Mekanik harus segera membuat rencana pemeliharaan/perbaikan yang disusun sebaik mungkin agar bahan-bahan pembantu dan sparepart yang harus diganti tersedia pada waktunya dalam jumlah yang cukup dan lengkap.
- Format untuk menyusun keperluan perencaanaan pemeliharaan serta kebutuhan part dan lain-lain sesuai form. Yang salinannya disampaikan ke Manager Keuangan/Kabag Logistik kantor pusat.
- Asisten teknik/chief mekanik harus selalu melakukan koordinasi dengan bagian logistic untuk memastikan tersedianya bahan-bahan pembantu dan sparepart.
Laporan Perawatan Unit
Asisten teknik/Chief Mekanik harus membuat detail laporan perawatan unit kepada EM (Estate Manager) yang diantaranya memuat tentang sejauh mana unit tersebut sudah diperbaiki, bagaimana kondisi setelah diperbaiki, dan seberapa sering unit tersebut telah diperbaiki dengan menggunakan form.
Laporan Operasional Unit
Setiap unit harus dibuat laporan operasionalnya dalam waktu periode tertentu (bulanan) untuk memenuhi untuk kerja unit yang selanjutnya dapat dilakukan analisis apakah unit tersebut masih layak operasi atau tidak.
Prosedur perbaikan dan penggantian part adalah sebagaimana diagram alur dengan penjelasan sebagai berikut :
1. Setiap pengguna/pemakai harus mengajukan permohonan perbaikan kepada workshop menggunakan form.
2. Mekanik Kepala (Asisten Teknik) membuat surat penguasaan kepada seorang atau beberapa mekanik untuk melakukan perbaikan. Surat Perintah atau penugasan dapat langsung dibuat oleh asisten teknik jika pada waktu Inspeksi Teknis sesuai dengan rekomendasi mekanik(pelaksana inspeksi) unit tidak layak operasi dan harus diperbaiki.
3. Untuk perawatan berkala surat penugasan kepada mekanik dilampiri dengan Chief list sebagaiman form untukfarm tractor, dan mesin-mesin stationer lain untuk unit Bulldozer, Motor Grader dan komponen yang diperiksa disesuaikan dengan buku petunjuk perawatan masing-masing jenis unit.
4. Jika harus dilakukan penggantian sparepart maka mekanik harus membuat pengajuan permohonan Permintaan barang (Bon Permintaan Barang) diketahui oleh Asisten Teknik/Kepala Mekanik.
5. Barang dapat dikeluarkan oleh bagian logistic jika sudah diketahui oleh chief mekanik,sedangkan untuk Estate yang belum ada Chief Mekanik disetujui EM.
6. Setiap barang atau sparepart yang diganti harus dikembalikan ke logistic dan bagian logistic membukukan kartu stock barang bekas. Barang-barang bekas dapat dihancurkan atau dimusnahkan atau diputihkan atas persetujuan bersama Kabag/Manager Accounting, Estate Manager, dan Chief Mekanik dengan membuat berita Acara.
7. Historis /sejarah perbaikan unit harus dicatat dan diarsipkan perunit dan dibuatkan sebagaimana form.
8. Setelah pelaksanaan perbaikan Chief Mekanik/Asisten Mekanik dan/atau mekanik melakukan pengujian untuk mengetahui kondisi unit setelah diperbaiki. Jika kondisinya sudah baik dan layak operasi diserahkan kepada pengguna atau pemakai , pengguna menanda tangani form, untuk menyatakan mengetahui telah diperbaiki dan juga telah dilakukan penggantian part (jika ada) sesuai dengan yang tercantum di dalam form tersebut.
9. Pada kondisi dimana Chief Mekanik/Asisten Teknik Workshop belum ada, maka tugas dan tanggungjawab Chief Mekanik/Asisten Teknik Workshop dilaksanakan oleh Asisten Kepala.
1. Unit sering rusak dan standby dalam wakyu yang relative lama yang diakibatkan oleh kurangnya koordinasi antara workshop dengan bagian Logistik serta tidak ada control yang baik secara administrative untuk mengetahui historis/sejarah perawatan unit, keperluan bahan pembantu, keperluan sparepart, dan lain-lain secara efektif.
2. Kunci-kunci dan peralatan sering tidak tersedia di bengkel, tetapi dipinjam bagian lain,disimpan dirumah dan sebagainya.
3. Pengambilan sparepart dari unit lain atau yang dikenal dengan istilah “kanibal”
Untuk mengantisipasi hal tersebut diatas, perencanaan perawatan harus dibuat untuk meminimalkan terjadinya pekerjaan perbaikan unit yang tidak terencana, meningkatkan koordinasi dengan bagian logistic dan operasional. Disamping itu, perencanaan perbaikan dan pemeliharaan berfungsi untuk :
a. Mengatur strategi pemeliharaan
b. Mengetahui perkiraan biaya
c. Pengontrolan Biaya
d. Pengadaan Sparepart
e. Pengadaan kunci-kunci dan peralatan
f. Pengadaan barang-barang pembantu
g. Menghitung keperluan tenaga Mekanik
PERENCANAAN PERBAIKAN UNIT
Untuk membuat perencanaan yang dapat memperkecil pekerjaan perbaikan unit yang tidak terencana diperlukan data :
a. Kondisi Unit
b. Sejarah/historis perbaikan
c. Jam Operasi Unit
d. Kebijakan Pemeliharaan (Umur Pakai Komponen)
Kondisi Unit
Kondisi unit harus diketahui sebagai dasar dalam menentukan rencana pemeliharaan kedepan. Harus dibuat kesimpulan secara teknis apakah unit masih layak untuk dioperasikan atau tidak, jika layak apa perlu perbaikan atau tidak.Sejarah/Historis Perbaikan
Perbaikan dan perawatan setiap unit harus tercatat dengan baik untuk mengetahui sejarah perbaikan unit yang meliputi Km/HM, tanggal , umur pakai, penyebab kerusakan, dan lain-lain.Jam Operasi Unit
Jam operasi (HM/Km), digunakan sebagai dasar untuk menentukan tanggal atau jatuh tempo perencanaan perbaikan kedepan. Data jam operasi yang benar disesuaikan beban kerja unit dilapangan.Kebijakan Pemeliharaan (umur unit dan Komponen)
Kebijakan umur pakai unit dan komponen akan dijadikan dasar dalam perencanaan pemeliharaan harus dianalisa berdasarkan : kondisi medan operasi, cara pengoperasian, dan cara perawatan. Sebagai contoh penggantian/pembersihan filter udara untuk mobil berbahan bakar diesel mungkin dilaksanakan lebih sering, karena medan operasi adalah jalan tanah dan kondisi cuaca musim kering.
Langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mendukung keberhasilan perencanaan perbaikan dan pemeliharaan unit :
a. Pemeliharaan sesuai dengan standar
b. Melaksanakan program inspeksi
c. Memonitor pemakaian unit yang tidak benar
d. Membuat sejarah unit dengan baik
e. Memonitor kinerja unit
f. Melakukan analysis teknik atas kerusakan yang terjadi
g. Melakukan analys biaya pemeliharaan.
a. Pemeliharaan sesuai dengan standar
b. Melaksanakan program inspeksi
c. Memonitor pemakaian unit yang tidak benar
d. Membuat sejarah unit dengan baik
e. Memonitor kinerja unit
f. Melakukan analysis teknik atas kerusakan yang terjadi
g. Melakukan analys biaya pemeliharaan.
MONITORING UNIT
Inspeksi harian- Untuk alat berat, mesin-mesin stationer, dan kendaraan-kendaraan ringan (jeep) . Inspeksi Harian dilakukan oleh operator dibawah pengawasan mekanik, mekanikharus memeriksa dan memastikan bahwa inspeksi harian yang dibebankan kepada operator atau supir tersebut selalu dilaksanakan dengan memeriksa laporan dan/atau melakukan inspeksi teknis.
- Sedangkan untuk kendaraan operasional lain seperti Light Truck, DumpTruck harus diperiksa oleh mekanik untuk mengetahui layak operasi atau tidaknya kendaraan tersebut.
- Item yang diperiksa setiap hari sebelum beroperasi sesuai dengan buku petunjuk perawatan untuk setiap tipe unit/kendaraan/mesin-mesin.
- Format Pemeriksaan harian sesuai form. Apabila unit tersebut tidak layak operasi, harus segera dilaporkan kepada Chief Mekanik/Asisten Teknik untuk segera diperbaiki.
- Untuk alat berat dan mesin-mesin stasioner , mekanik harus melakukan inspeksi teknis dalam waktu periode tertentu dengan menggunakan Form.
- Operator /supir/mekanik yang melakukan pemeriksaan harus menyimpan lembaran pemeriksaan harian. Di kantor Workshop/bengkel untuk setiap unit setiap bulan.
Perawatan Berkala (Periodical Service)
- Perawatan berkala dilakukan sesuai dengan pembacaan HM/Km unit sebagaimana buku petunjuk perawatan unit.
- Agar perawatan berkala berjalan dengan semestinya Asisten Teknik/Chief Mekanik harus segera membuat rencana pemeliharaan/perbaikan yang disusun sebaik mungkin agar bahan-bahan pembantu dan sparepart yang harus diganti tersedia pada waktunya dalam jumlah yang cukup dan lengkap.
- Format untuk menyusun keperluan perencaanaan pemeliharaan serta kebutuhan part dan lain-lain sesuai form. Yang salinannya disampaikan ke Manager Keuangan/Kabag Logistik kantor pusat.
- Asisten teknik/chief mekanik harus selalu melakukan koordinasi dengan bagian logistic untuk memastikan tersedianya bahan-bahan pembantu dan sparepart.
Laporan Perawatan Unit
Asisten teknik/Chief Mekanik harus membuat detail laporan perawatan unit kepada EM (Estate Manager) yang diantaranya memuat tentang sejauh mana unit tersebut sudah diperbaiki, bagaimana kondisi setelah diperbaiki, dan seberapa sering unit tersebut telah diperbaiki dengan menggunakan form.
Laporan Operasional Unit
Setiap unit harus dibuat laporan operasionalnya dalam waktu periode tertentu (bulanan) untuk memenuhi untuk kerja unit yang selanjutnya dapat dilakukan analisis apakah unit tersebut masih layak operasi atau tidak.
PROSEDUR PERBAIKAN UNIT PENGGANTIAN PART
 |
| Spare parts |
Prosedur perbaikan dan penggantian part adalah sebagaimana diagram alur dengan penjelasan sebagai berikut :
1. Setiap pengguna/pemakai harus mengajukan permohonan perbaikan kepada workshop menggunakan form.
2. Mekanik Kepala (Asisten Teknik) membuat surat penguasaan kepada seorang atau beberapa mekanik untuk melakukan perbaikan. Surat Perintah atau penugasan dapat langsung dibuat oleh asisten teknik jika pada waktu Inspeksi Teknis sesuai dengan rekomendasi mekanik(pelaksana inspeksi) unit tidak layak operasi dan harus diperbaiki.
3. Untuk perawatan berkala surat penugasan kepada mekanik dilampiri dengan Chief list sebagaiman form untukfarm tractor, dan mesin-mesin stationer lain untuk unit Bulldozer, Motor Grader dan komponen yang diperiksa disesuaikan dengan buku petunjuk perawatan masing-masing jenis unit.
4. Jika harus dilakukan penggantian sparepart maka mekanik harus membuat pengajuan permohonan Permintaan barang (Bon Permintaan Barang) diketahui oleh Asisten Teknik/Kepala Mekanik.
5. Barang dapat dikeluarkan oleh bagian logistic jika sudah diketahui oleh chief mekanik,sedangkan untuk Estate yang belum ada Chief Mekanik disetujui EM.
6. Setiap barang atau sparepart yang diganti harus dikembalikan ke logistic dan bagian logistic membukukan kartu stock barang bekas. Barang-barang bekas dapat dihancurkan atau dimusnahkan atau diputihkan atas persetujuan bersama Kabag/Manager Accounting, Estate Manager, dan Chief Mekanik dengan membuat berita Acara.
7. Historis /sejarah perbaikan unit harus dicatat dan diarsipkan perunit dan dibuatkan sebagaimana form.
8. Setelah pelaksanaan perbaikan Chief Mekanik/Asisten Mekanik dan/atau mekanik melakukan pengujian untuk mengetahui kondisi unit setelah diperbaiki. Jika kondisinya sudah baik dan layak operasi diserahkan kepada pengguna atau pemakai , pengguna menanda tangani form, untuk menyatakan mengetahui telah diperbaiki dan juga telah dilakukan penggantian part (jika ada) sesuai dengan yang tercantum di dalam form tersebut.
9. Pada kondisi dimana Chief Mekanik/Asisten Teknik Workshop belum ada, maka tugas dan tanggungjawab Chief Mekanik/Asisten Teknik Workshop dilaksanakan oleh Asisten Kepala.
Demikianlah Tutorial mengenai Perencanaan Perbaikan dan Perawatan Unit di Kebun, semoga ada manfaatnya ya, dan saya sangat senang jika sobat dapat berkomentar atau memberi masukan mengenai toturial diatas.
Jika ada sobat Blogger yang ingin berdiskusi seputar Postingan ini atau Postingan tentang Dunia Kebun Sawit, silahkan tinggalkan komentar sobat di kolom komentar blog ini. saya akan sangat senang meresponnya, terimakasih salamAntoncabon.
"Hendaknya kesibukan kita lebih berfokus pada penyempurnaan penunaian kewajiban-kewajiban kita kepada Tuhan, sebab Dia, Tuhan yang sekaligus Pemberi Rejeki pasti akan membalas penunaian kewajiban tersebut dengan anugrah-Nya yang akan mencukupi kebutuhan kita." my fav words!